週報に返す一言は、ほめなくていい

週報に返信しようとして、手が止まったことはないでしょうか。開いてはみたものの、「いいですね」「引き続きお願いします」しか浮かばず、それを送るのも気が引けて、そのまま閉じる。返さないと決めたわけではなく、書くことが見つからないまま次の週が来ます。

手が止まるのは、ほめる材料を探しているからです。そして週報には、毎週ほめられるようなことは、そう何度も書かれていません。

書いた人が待っているのは、評価ではない

何かを書いて出した人が最初に確かめたいのは、それが届いたかどうかです。よく書けていたかどうかは、その次にきます。順番が逆になっているところで、返信は難しくなります。

届いた証拠は、内容を一つ拾うだけで立ちます。「金曜の切り替え、あれは大変だったと思います」。ほめてはいませんが、読んだことは確実に伝わります。ほめことばのほうは、読まずにも書けてしまいます。

ほめる返信が続かない理由

ほめる材料には在庫があります。毎週それを探しに行けば、二か月ほどで尽きます。尽きたあとに残るのは、中身の無い「今週もお疲れさまでした」で、これが二、三週続くと、書く側はそれが定型文だと気づきます。

そのうえ、ほめことばは評価の色を帯びます。毎週の短い評価が積み上がると、書く人は「良く見える週報」を書きはじめます。うまくいかなかったことは、そこから静かに消えていきます。

三十秒で書ける三つの返し方

時間をかければ良い返信になる、というものでもありません。次の三つは、どれも三十秒で書けます。

固有名詞をひとつ引き写す。案件名でも、相手先でも、曜日でも構いません。その週にしか出てこない言葉が返信に入っていれば、読んだことは疑われません。逆に、どの週にも使える返信は、どの週にも読まれていないように見えます。

分からなかったことを聞く。質問は、いちばん安く関心を示す方法です。答えを持っている必要はありません。「そこはどうやって決めたんですか」の一行で、報告は会話になります。

何につながるのかを一行足す。その仕事が、チームの目標や会社の方針のどこに効いているのかを書きます。本人からは自分の仕事の位置が見えません。見えている人が言わなければ、誰も言いません。

うまくいかなかったことには、解決を返さない

困りごとが書いてあると、多くの人が解決策を返そうとします。返せるならそれが一番ですが、その場で答えの出ないことのほうが多いはずです。そして答えを持っていないと、返信そのものが書けなくなります。

解決を返す必要はありません。「そこは今も詰まっていますか」と、今の状態を一つ確かめるだけで足ります。手当てが要るものと、聞いてもらえれば済むものを分ける作業は、そこから始まります。

返せない週は、返せないと書く

毎週すべてに返すのは、人数が増えるほど無理になります。無理なまま黙ると、沈黙は「読まれていない」と同じ意味で受け取られます。

その週は、そう書けばよいのです。「今週は目を通すだけになりました。金曜にまとめて返します」。仕組みを守るのは、返信の質よりも、こういう正直さのほうです。

とどく週報AIのこと

私たちが作っているとどく週報AIは、この返す部分を引き受ける道具です。三つの問いに三分で答えると、経営方針・チームの目標・リーダーから本人へのメッセージに照らしたことばが、毎週その人に返ります。一人につき月800円、最初の1か月は無料で試せます。

ただし、道具が返すことばは、リーダーの一言の代わりにはなりません。毎週全員に返すところは道具に任せて、人は月に一度、名前を呼んで返す。その分け方が現実的だと考えています。