週報の書き方は、三つの問いで足りる

週報の画面を開いたまま、十分ほど経っていることがあります。書くことが無いわけではありません。今週も普通に働いて、いくつかの仕事が進みました。ただ、それが書くに値することなのかが分からない。手が止まるのは、たいていこの判断のところです。

書けないのは、欄が多いから

項目が七つも八つもある週報があります。業務報告、所感、課題、改善提案、来週の目標、自己評価。埋めようとすると、欄の数だけ「ここには何を書くべきか」を考えることになります。

書く時間の大半は、文章を書く時間ではなく、どの欄に何を入れるかを決める時間です。そして決めきれなかった欄には、当たり障りのない一行が入ります。欄を増やすほど、週報は報告ではなく作業に近づきます。

三つの問いで足りる

週報に要る問いは、次の三つです。今週やったこと。うまくいかなかったこと。来週やること。

この三つに絞れるのは、読む側が動けるのがこの三つだけだからです。起きた事実、詰まっている場所、これから向かう先。所感や自己評価がそこに足されても、読む人にできることは増えません。

それぞれ、何を書くか

やったことは、成果ではなく出来事で書く。「A社への提案書を作り、金曜に出した」で十分です。うまくいった仕事だけを選ぶ必要はありません。選びはじめると、書ける週と書けない週が生まれます。曜日と固有名詞が入っていれば、読む人はその一週間を思い浮かべられます。

うまくいかなかったことは、解決していなくていい。答えが出ていないから書けない、と考えると、この欄は永遠に埋まりません。むしろ答えの出ていないうちに書いたほうが、人の手を借りられる余地が残ります。「B社の返事待ちで、来週も動けないかもしれない」という一行で足ります。

来週やることは、一行でいい。計画を立てる欄ではなく、予定を置いておく欄です。三つ並べる必要はありません。いちばん時間を取りそうなものを一つ書いておけば、次の週に自分で読み返したときの手がかりになります。

書くことが見つからない週

新しく始まったことも、終わったことも無い週のほうが、実際には多いはずです。そういう週に「特になし」と書きたくなるのは、書くことが無いからではなく、書き出しづらいからです。

手がかりは三つあります。先週から変わらず続けていること。誰かに聞いて分かったこと。返事や承認を待っていること。どれも成果ではありませんが、その週に確かにあったことです。

待っていることは、とりわけ書く価値があります。自分では動かせない時間が、そこに記録として残るためです。

うまく書こうとしない

文章を整えようとすると、週報は三十分の仕事になります。そして三十分かかるものは、忙しい週に真っ先に後回しになります。

箇条書きで構いません。読む相手は一人か二人で、その人たちはあなたの文章力を見ているわけではありません。見ているのは、今週何が起きたかです。

ひとつだけ意識すると変わるのは、固有名詞を入れることです。「顧客対応をした」と「C社の問い合わせに返した」とでは、読んだ人が返せることの量が違います。

困ったことを書くのが、こわいとき

うまくいかなかったことを書くと、評価に響くのではないか。そう感じるなら、それは書く人の側の問題ではありません。誰が読むのか、何には使わないのかが決まっていないか、決まっていても伝えられていない状態です。

これは、読む相手に一度確かめてよい種類のことです。「ここに書いた困りごとは、どこまで共有されますか」と聞いて、答えが返ってこないうちは、無理に書く必要はありません。

書き方だけでは、続かない

ここまで書き方の話をしてきましたが、書き方をいくら整えても、返ってくるものが無ければ週報は続きません。三つの問いに絞るのは、書く側の手間を減らすためであると同時に、読む側が返しやすくするためでもあります。

提出だけが続いている週報があるなら、直すところは書式ではなく、返し方の側です。

とどく週報AIのこと

私たちが作っているとどく週報AIが聞くのは、この三つの問いだけです。答えると、経営方針・チームの目標・リーダーから本人へのメッセージに照らしたことばが、その週のうちに返ります。一人につき月800円、最初の1か月は無料で試せます。

ただ、三つに絞るところまでは、いまの週報のままでも今週から試せます。欄が多いと感じているなら、まずはそこからで構いません。