1on1で話すことがないのは、その場で探しているから

月に一度の1on1のために三十分の枠を取ったのに、五分で話すことが尽きる、ということがあります。近況を聞き、特に困っていることはないと言われ、では何かあったらいつでも、と言って終わる。次の月も、同じことが起きます。

話題が無いのではなく、その場で探している

「何か困っていることはありますか」と正面から聞かれて、その場で答えられる人は多くありません。困りごとは、聞かれた瞬間に思い出せる形で置かれていないからです。

先月からの四週間に、うまくいかなかったことが一つも無かった、ということはまずありません。ただ、過ぎてしまえばそれは「もう済んだこと」になり、わざわざ持ち出す理由が無くなります。話すことが無いのではなく、思い出す手がかりが、その場に無いのです。

週報と1on1は、競合しない

「週報があるなら1on1は要らないのでは」「1on1をやっているから週報はやめた」。どちらもよく聞きます。ただ、この二つは互いの代わりにはなりません。

週報は毎週、文字で、起きたことを残します。1on1は月に一度、声で、文字では決まらないことを扱います。残す道具と、話す時間です。片方をもう片方で代用しようとすると、毎週の記録が口頭に消えるか、月に一度の対話が報告会になります。

そして、残してある側は、話す時間の材料になります。1on1の前に四週間ぶんの週報を読み返せば、話題を探す必要はなくなります。

読み返すときに見る、三つ

全部を丁寧に読む必要はありません。見るところは三つで足ります。

同じ困りごとが、二回以上出てきていないか。一度きりのものは、たいてい本人が片づけています。二週、三週と同じ名前が出てくるものは、本人の手に負えていないか、そもそも本人の権限では動かせないものです。1on1で扱う価値があるのは、後者のほうです。

「来週やること」に書かれて、翌週に出てこなかったものはないか。できなかったことを問い詰める材料にはしません。多くの場合、本人が忘れたのではなく、割り込みが入って順番が変わっています。何に押し出されたのかを聞くと、その人の一か月がどう使われたのかが見えます。

書く分量が、変わった週はないか。急に短くなった週、固有名詞が消えた週があれば、そこに何かがあります。書かれた内容そのものには触れず、「この週、忙しかったですか」と入り口だけ作れば足ります。

「困っていることはない？」から始めない

抽象的な問いには、抽象的な答えしか返りません。「特にないです」は、本当に無いという意味ではなく、どの粒度で答えればいいのか分からない、という意味のことが多いのです。

週報に書かれた固有名詞から入れば、これは起きません。「先々週のA社の件、あのあとどうなりました」。答えは具体的にしかなりません。そこから一段だけ掘れば、たいてい本題に着きます。

頻度を上げても、解決しない

話すことが尽きるからといって間隔を詰めると、さらに尽きます。二週間ぶんの出来事は、四週間ぶんより少ないためです。

毎週の手当ては、文字で足ります。週報に一言返すのは、三十秒あればできます。声で会うのは月に一度でよく、そのときに扱うのは、文字では決まらなかったことだけです。

記録が無いところから始めるなら

いま週報が無いのなら、1on1の話題を探す前に、四週間の記録を作るところからになります。項目は三つで足ります。今週やったこと、うまくいかなかったこと、来週やること。一か月ぶん溜まったころには、次の1on1で何を話すかを考える時間は要らなくなっています。

とどく週報AIのこと

私たちが作っているとどく週報AIは、毎週の文字の側を引き受けます。三つの問いに三分で答えると、経営方針・チームの目標・リーダーから本人へのメッセージに照らしたことばが、その人に返ります。リーダーの画面からは、その人の過去の週報をまとめて読み返せます。一人につき月800円、最初の1か月は無料で試せます。

ただ、1on1の前に四週間ぶんを読み返すところは、いまの週報のままでも今月から試せます。探すのをやめて、読み返すところから始めてみてください。